Zwei PDF-Versionen vergleichen und jede Änderung finden

Die Personalabteilung schickt die neue Fassung deines Arbeitsvertrags und schreibt: Es hat sich nur das Datum geändert. Vielleicht stimmt das. Zwei zwölfseitige Dokumente nebeneinander zu lesen, ist aber der langsamste und unzuverlässigste Weg, es herauszufinden. So vergleichst du richtig.

Warum Nebeneinanderlesen nicht funktioniert

Wer zwei Dokumente parallel liest, prüft, was sich seiner Erwartung nach geändert hat. Bekannte Absätze überfliegt das Auge. Und weil ein eingefügter Satz jede folgende Zeile nach unten schiebt, laufen die beiden Fassungen ab der ersten Änderung auseinander. Du verlierst genau dort den Faden, wo es darauf ankommt.

Ein fehlendes „nicht“ oder eine „drei“, aus der eine „sechs“ wurde, liest man leicht über. Ein Vergleichswerkzeug wird nicht müde.

Zwei Arten von Vergleich

• Der Textvergleich liest die Wörter beider Dateien und listet auf, was hinzugefügt, gelöscht oder geändert wurde, unabhängig vom Layout. Er ist die richtige Wahl für Verträge, Richtlinien, AGB und alles, wo der Wortlaut zählt.
• Der visuelle Vergleich legt die Seiten übereinander und markiert abweichende Pixel. Er findet Änderungen an Logos, Tabellen, Grafiken und Formatierung, wird aber unübersichtlich, sobald sich der Text verschiebt.

Bei den meisten Dokumenten fängst du mit dem Textvergleich an. Den visuellen brauchst du nur, wenn das Aussehen der Seite selbst geprüft werden muss.

Vor dem Vergleich

1. Prüf, ob beide Dateien echten Text enthalten. Versuch in jeder, einen Satz zu markieren. Ist eine davon ein Scan, lass vorher eine Texterkennung (OCR) laufen, sonst hat der Vergleich nichts, womit er arbeiten kann.
2. Klär, welche Datei alt und welche neu ist. Benenn sie notfalls um. „Vertrag_final_v2 (1).pdf“ hilft niemandem.
3. Vergleich Gleiches mit Gleichem. Hat eine Fassung ein Deckblatt oder eine Unterschriftenseite, die der anderen fehlt, tauchen diese als Änderungen auf. Leg sie gedanklich beiseite.

Fallen, in denen sich echte Änderungen verstecken

• Verschobener Text. Ein einziges neues Wort kann jeden folgenden Zeilenumbruch verschieben. Ein gutes Werkzeug vergleicht Wort für Wort, nicht Zeile für Zeile, sodass ein verschobener Umbruch nicht als Änderung zählt.
• Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen. Sie erzeugen auf jeder Seite Rauschen. Lern, sie zu erkennen und zu übergehen.
• Reine Formatierungsänderungen. Ein Textvergleich verrät dir nicht, dass eine Klausel jetzt fett oder durchgestrichen ist. Wenn Formatierung zählt, prüf sie visuell.
• Text als Bild. Ein eingescannter Unterschriftenblock oder eine als Bild eingefügte Tabelle wird nicht als Text gelesen.

Jede Änderung durchgehen

Arbeite die Liste der Änderungen der Reihe nach ab, jeweils mit Seitenzahl. Frag dich bei jeder: Was hat sich geändert, und ist es wichtig? Langsam wirst du bei:

• Beträgen, Prozenten, Daten und Fristen,
• Kündigungsfristen und Laufzeiten,
• Namen von Personen, Firmen und Orten,
• kleinen Wörtern, die den Sinn umdrehen: nicht, kein, kann, muss, soll, sofern, innerhalb.

Ein Beispiel

Jana bekommt die neue Fassung ihres Arbeitsvertrags, angeblich wurde nur das Datum aktualisiert. Sie vergleicht alte und neue PDF Wort für Wort. Das Werkzeug findet fünf Änderungen.

Zwei betreffen wie angekündigt die Daten. Die dritte steht auf Seite 2: Die Probezeit wurde von drei auf sechs Monate verlängert. Die vierte auf Seite 5: Als Arbeitsort steht nicht mehr nur Hamburg, sondern „Hamburg oder ein anderer Standort des Unternehmens“. Die fünfte ist ein neuer Satz im Abschnitt zur Arbeitszeit: Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten.

Beim Nebeneinanderlesen hätte sie die Probezeit vielleicht bemerkt. Den neuen Satz mitten in einem dichten Absatz zur Arbeitszeit sehr wahrscheinlich nicht. Jetzt kann sie vor der Unterschrift nach allen dreien fragen.

Um Änderungsmarkierungen bitten, dann selbst prüfen

Schickt die Gegenseite eine Fassung mit markierten Änderungen, ist das hilfreich. Aber sie hat sie selbst erstellt, und eine Änderung kann fehlen, absichtlich oder nicht. Mach deinen eigenen Vergleich trotzdem. Er dauert eine Minute.

Verträge sind private Dokumente

Verträge, Angebote und Vereinbarungen enthalten meist Namen, Adressen, Gehälter und Kontonummern. Zwei Fassungen auf eine Vergleichs-Webseite hochzuladen, heißt, all das gleich doppelt zu verschicken. Der Versionsvergleich von ClearRead, eines der PDF-Werkzeuge der Vollversion, läuft auf deinem eigenen Gerät und zeigt jede Änderung Wort für Wort, mit der Seite, auf der sie steht.

Häufige Fragen

Wie vergleiche ich zwei PDF-Dateien auf Unterschiede?

Mit einem Textvergleich, der beide Dateien liest und Wort für Wort auflistet, was hinzugefügt, gelöscht oder geändert wurde, jeweils mit Seitenzahl. Prüf vorher, ob sich in beiden PDFs Text markieren lässt.

Kann ich eine gescannte PDF mit einer digitalen vergleichen?

Ja, aber lass vorher eine Texterkennung (OCR) über den Scan laufen. Ohne sie ist der Scan nur ein Bild, und es gibt keinen Text zum Vergleichen.

Warum zeigt der Vergleich in jeder Zeile Änderungen?

Meist hat sich der Text verschoben, sodass die Zeilenumbrüche anders liegen. Nutze ein Werkzeug, das Wort für Wort statt Zeile für Zeile vergleicht, und übergeh Kopfzeilen, Fußzeilen und Seitenzahlen.