PDF verkleinern ohne Qualitätsverlust: so passt es ins Upload-Limit

Das Bewerbungsportal nimmt maximal 5 MB. Deine PDF hat 14. Die meisten Kompressoren lösen das, indem sie alles so lange verwischen, bis es passt. Meist geht es auch mit gestochen scharfem Text, wenn du weißt, was die Datei so groß macht.

Was eine PDF wirklich groß macht

Text braucht fast keinen Platz. Eine voll beschriebene Seite hat ein paar Kilobyte. Was eine PDF füllt, sind Bilder:

• Gescannte Seiten. Jede gescannte Seite ist ein Foto, auch wenn darauf nur Text steht.
• Handyfotos. Eine aktuelle Handykamera liefert viel schärfere Bilder, als ein Bildschirm oder Drucker je braucht.
• Farbe, wo keine nötig ist. Ein schwarz-weißes Zeugnis, farbig eingescannt, schleppt die dreifache Datenmenge mit sich.
• Altlasten. Eine Datei, die oft bearbeitet und gespeichert wurde, kann noch alte Fassungen von Seiten enthalten.

Bevor du irgendetwas komprimierst, prüf deshalb, welche Art PDF du hast. Versuch, eine Zeile zu markieren. Klappt das nicht, sind die Seiten Bilder, und genau dort steckt die Größe.

Warum manche Kompressoren die Datei ruinieren

Viele schnelle Online-Kompressoren arbeiten mit einer groben Methode: Sie verwandeln jede Seite in ein niedrig aufgelöstes Bild. Die Datei wird klein, aber der Text wird zu Pixeln. Er wirkt am Bildschirm weich, ist im Druck verschwommen, lässt sich nicht mehr durchsuchen oder kopieren, und Links oder Formularfelder sind weg.

Gute Komprimierung geht umgekehrt vor: Sie verkleinert die Bilder und lässt Text als Text stehen. Die Buchstaben bleiben bei jeder Vergrößerung scharf.

So verkleinerst du eine PDF richtig

1. Weg mit allem, was niemand braucht. Leere Seiten, doppelte Seiten, die Rückseite eines Zeugnisses. Das günstigste Megabyte ist das, das du löschst.
2. Zu große Scans an der Quelle beheben. Für Textdokumente reichen 200 bis 300 dpi in Graustufen. Farbe nur, wenn sie etwas aussagt, etwa bei einem Stempel oder einer Grafik.
3. Die Bilder komprimieren, nicht den Text. Etwa 150 dpi reichen meist zum Lesen am Bildschirm. Wird die Datei gedruckt oder später per Texterkennung bearbeitet, bleib näher an 300 dpi.
4. Als neue Datei speichern. Eine Kopie zu speichern statt zu überschreiben, wirft oft Altlasten raus und schützt dein Original.
5. Immer noch zu groß? Aufteilen. Viele Portale nehmen mehrere Dateien. Zwei saubere Dateien mit 3 MB sind besser als eine unleserliche mit 5 MB.

Das Ergebnis vor dem Absenden prüfen

• In 100-%-Ansicht öffnen und das Kleinste lesen: Fußnoten, Stempel, Unterschriften, Noten.
• Hatte das Original echten Text, versuch, einen Satz zu markieren. Geht das nicht mehr, hat das Werkzeug deine Seiten in Bilder verwandelt.
• Eine Seite ausdrucken, wenn die Gegenseite die Unterlagen wahrscheinlich druckt.
• Die tatsächliche Dateigröße mit dem Limit vergleichen, nicht die, die das Werkzeug versprochen hat.

Ein Beispiel

Tom bewirbt sich über ein Portal, das eine einzige PDF mit höchstens 5 MB annimmt. Sein Lebenslauf, im Textprogramm erstellt, hat 300 KB. Seine drei Arbeitszeugnisse hat er farbig mit dem Handy fotografiert, jedes etwa 4 MB. Das Hochschulzeugnis, ein Farbscan, hat 2,5 MB. Zusammen fast 15 MB.

Der Lebenslauf braucht keine Behandlung, er ist echter Text. Die Arbeitszeugnisse scannt er in Graustufen mit 200 dpi neu, jedes landet bei rund 600 KB. Beim Hochschulzeugnis komprimiert er die Bilder auf 150 dpi, damit liegt es unter 1 MB. In der Reihenfolge zusammengefügt, die die Stellenanzeige verlangt, kommt die ganze Bewerbung auf etwa 3,4 MB.

Dann prüft er: Der Stempel auf einem Zeugnis ist etwas blass, also scannt er diese Seite mit 300 dpi neu. Immer noch weit unter dem Limit, und alles ist lesbar.

Wann du nicht komprimieren solltest

Verlangen Gericht, Notar oder Behörde die Originaldatei, schick das Original. Dasselbe gilt für Dokumente, die du über Jahre aufbewahrst: Behalte eine Kopie in voller Qualität und komprimiere eine zweite zum Versenden.

Auch wo du komprimierst, spielt eine Rolle

Die meisten Komprimierungs-Webseiten laden deine Datei auf ihren Server hoch. Für einen Flyer ist das egal. Für einen Ausweisscan, eine Gehaltsabrechnung oder ein Zeugnis mit deinem Geburtsdatum lohnt sich ein Werkzeug, das die Datei auf deinem eigenen Rechner verarbeitet. So arbeitet die Komprimierung von ClearRead, Teil der PDF-Werkzeuge in der Vollversion: Die Datei bleibt auf deinem Gerät, die Bilder werden kleiner, der Text bleibt scharf.

Häufige Fragen

Warum ist meine gescannte PDF so groß?

Weil jede gescannte Seite als Foto gespeichert wird, auch wenn darauf nur Text steht. Farbscans, sehr hohe Auflösungen und Handyfotos machen diese Bilder viel größer als nötig.

Wird der Text beim Komprimieren unscharf?

Nicht, wenn es echter Text ist und das Werkzeug nur Bilder verkleinert. Unscharf wird er, wenn ganze Seiten in Bilder umgewandelt werden oder der Text von vornherein ein Scan war.

Welche Auflösung reicht für eine PDF?

Für das Lesen am Bildschirm reichen meist etwa 150 dpi. Für den Druck oder eine spätere Texterkennung solltest du näher an 300 dpi bleiben.